La facturation certifiée en 2018

A partir du 1er janvier 2018, un logiciel de facturation, utilisé par une entreprise pour enregistrer des opérations de ventes ou de prestations de services à des non assujettis à la TVA ou bien à la fois à des assujettis et des non assujettis à la TVA, doit satisfaire des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage, analogues aux conditions imposées aux logiciels de caisse afin de lutter contre la fraude à la TVA (y compris les auto-entrepreneurs dans certains cas de figure). On parle alors de logiciel de facturation (ou de caisse) certifié. Seuls ceux tenant encore toute leur gestion à la main sur papier en seraient exemptés. L’absence d’un logiciel certifié l’exposera à une amende minimum de 7500 euros par système non certifié, le contrevenant devant régulariser sa situation dans les 60 jours. La production d’une fausse attestation ou certificat engendrera des peines plus lourdes, relevant du pénal : 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement.

La certification vise notamment les caisses enregistreuses autonomes, les terminaux de point de vente, les logiciels d’encaissement ainsi que les logiciels complets d’encaissement (incluant la gestion des stocks et le suivi de la comptabilité). Les magasins pratiquant de la vente au comptoir ou les entreprises facturant des prestations aux particuliers sont particulièrement concernés car ils doivent impérativement se conformer aux articles R-123-173 du code de commerce et 286 1-3°bis du CGI.

Les critères définis sont les suivants :

• Inaltérabilité : le logiciel doit enregistrer toutes les données d’origine relatives aux opérations d’encaissement, les conserver et les rendre inaltérables. Toute modification ou annulation de données est enregistrée ;
• Sécurisation : le logiciel doit sécuriser les données concernées et garantir la restitution de ces dernières dans leur état initiale à l’Administration Fiscale ;
• Conservation : le logiciel doit prévoir une clôture annuelle (ou par exercice) pour la gestion et la comptabilité et une clôture journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice) pour les systèmes de caisse afin de calculer des données cumulatives et récapitulatives, intègres et inaltérables. Ces données doivent être conservées pendant six ans, comme auparavant ;
• Archivage : la procédure d’archivage permet de figer les données et de les historiser. Elles doivent pouvoir être lues aisément par l’Administration en cas de contrôle ou lorsque l’entreprise a changé de système.

Il est notamment interdit de modifier ou supprimer les factures encaissées (nécessité de créer des factures complémentaires ou des avoirs), de modifier ou supprimer les paiements (le paiement est inaltérable), et nécessaire de clôturer les encaissements chaque jour, chaque mois et pour chaque exercice comptable.

L’administration fiscale impose qu’un logiciel de facturation certifié garantisse l’intégrité des données enregistrées dans la base de données contre une tentative de modification directe des données élémentaires. Si SAGE a fait le choix de certifier uniquement les versions 100 c de ses différentes gammes de logiciels courant 2018, Cogilog a déjà fait évoluer sa gamme pour garantir cette intégrité. N’hésitez pas à nous contacter pour toute information complémentaire.

M. Saliou